Kebenaran Keluar Pejabat - Cara Mohon, Syarat dan Tempoh

Follow eCentral di WhatsApp Channel

Kebenaran Keluar Pejabat – Cara Mohon, Syarat dan Tempoh

Apabila anda sedang bekerja dan memerlukan waktu untuk keluar pejabat dalam tempoh waktu tertentu, mematuhi peraturan dan memperoleh kebenaran keluar pejabat adalah sangat penting.

Sama ada untuk urusan peribadi, kesihatan atau hal kecemasan, kebenaran keluar pejabat bukanlah perkara yang boleh dipandang ringan. Ia melibatkan prosedur rasmi, tanggungjawab pekerja dan juga hak majikan.

Berikut dikongsikan info lebih lanjut mengenainya.

Apa Itu Kebenaran Keluar Pejabat?

Kebenaran keluar pejabat merujuk kepada kelulusan rasmi yang diberikan oleh pihak majikan atau penyelia kepada seseorang pekerja untuk keluar dari premis pejabat semasa waktu bekerja.

Ia tertakluk di bawah Perintah Am 5 Bab G, di mana setiap pegawai perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu sebelum meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja.

Pegawai Penyelia pula ialah individu yang bertanggungjawab secara langsung ke atas pegawai bawahannya, dan mempunyai kuasa untuk meluluskan permohonan ini.

Perlu difahami bahawa kebenaran ini bukanlah cuti, tetapi satu pelepasan sementara yang memerlukan rekod dan justifikasi.

Cara Mohon Kebenaran Keluar Pejabat Melalui HRMIS

Permohonan kebenaran keluar pejabat kini lebih mudah dengan sistem HRMIS (Human Resource Management Information System).

Berikut adalah langkah-langkah terkini untuk memohon kebenaran keluar pejabat secara digital melalui HRMIS atau aplikasi MyHRMIS Mobile:

1. Log Masuk ke HRMIS

Mulakan dengan log masuk ke portal HRMIS menggunakan ID dan kata laluan anda. Pastikan anda menggunakan pautan rasmi HRMIS atau aplikasi MyHRMIS Mobile untuk akses yang lebih mudah.

2. Pilih Menu ‘Mohon Keluar Pejabat’

Setelah berjaya log masuk, cari dan klik menu “Mohon Keluar Pejabat” pada paparan utama sistem.

3. Isi Maklumat Permohonan

Lengkapkan maklumat berikut:

Pilih tarikh anda ingin keluar pejabat.
Nyatakan tempoh masa keluar (masa mula dan tamat).
Pilih atau nyatakan tujuan keluar pejabat dengan jelas dan ringkas.

Pastikan semua maklumat diisi dengan tepat untuk mengelakkan sebarang masalah semasa proses kelulusan.

4. Pilih Pegawai Penyelia/Pelulus

Sistem HRMIS kini telah ditambah baik dengan paparan pelulus yang lebih jelas. Pilih Pegawai Penyelia yang bertanggungjawab untuk meluluskan permohonan anda. Pastikan anda memilih pelulus yang betul mengikut aliran kerja jabatan.

5. Hantar Permohonan

Setelah semua maklumat lengkap, klik butang “Hantar” untuk menghantar permohonan kepada Pegawai Penyelia untuk kelulusan. Anda boleh menyemak status permohonan dari semasa ke semasa melalui sistem HRMIS.

6. Tunggu Kelulusan

Permohonan anda akan diproses oleh Pegawai Penyelia. Anda akan menerima makluman melalui sistem HRMIS sebaik sahaja permohonan diluluskan atau ditolak.

Pastikan permohonan anda dihantar sebelum keluar pejabat, bukan selepas, bagi mengelakkan sebarang isu tatatertib.

Syarat

Permohonan kebenaran keluar pejabat perlu mendapat kelulusan Penyelia terlebih dahulu.

Kebenaran hanya boleh diberikan untuk urusan persendirian yang terpaksa dilakukan dalam waktu bekerja, contohnya urusan di bank, urusan keluarga atau rawatan kesihatan yang tidak dapat dielakkan.

Pegawai digalakkan untuk menyelesaikan urusan peribadi di luar waktu pejabat atau secara atas talian sekiranya boleh.

Pegawai juga perlu memastikan tugas hakiki tidak terjejas dan sentiasa mengutamakan kepentingan perkhidmatan.

Tempoh

Tempoh maksimum yang dibenarkan untuk keluar pejabat ialah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari, mana-mana yang lebih rendah.

Jika tempoh keluar melebihi had ini, pegawai perlu mengambil cuti rehat atau cuti lain yang berkelayakan pada hari tersebut.

Selain itu, kebanyakan jabatan menghadkan permohonan ini kepada dua kali sahaja dalam sebulan, kecuali bagi urusan rawatan kesihatan atau kecemasan.

Jika Lebih 4 Jam?

Sekiranya tempoh keluar pejabat melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja, pegawai wajib mengambil cuti rehat, cuti tanpa rekod atau cuti lain yang layak.

Ini bagi memastikan tiada penyalahgunaan kebenaran keluar pejabat dan disiplin kerja sentiasa terjaga. Pegawai juga perlu bersedia untuk menggantikan semula tempoh waktu bekerja yang telah digunakan sekiranya diarahkan oleh Pegawai Penyelia.

Tugas Penyelia

Pegawai Penyelia berperanan penting dalam memastikan kelancaran operasi pejabat walaupun ada pegawai yang memohon keluar pejabat.

Gunakan budi bicara dengan mengambil kira kepentingan perkhidmatan sebelum meluluskan permohonan.

Penyelia juga bertanggungjawab memastikan rekod permohonan disimpan dan tiada penyalahgunaan berlaku. Jika didapati berlaku pelanggaran, tindakan tatatertib boleh diambil terhadap pegawai yang terlibat.

Pantau kekerapan penggunaan supaya tidak disalahguna
Gunakan budi bicara selepas mengambil kira kepentingan jabatan
Boleh minta pegawai ganti semula tempoh waktu kerja agar perkhidmatan tidak terjejas