myPortfolio HRMIS : Panduan Pengisian Data & Tutorial Video

MYPORTFOLIO PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM : DEFINISI, KEPENTINGAN, CARA PENGISIAN & TUTORIAL VIDEO

MAMPU Jabatan Perdana Menteri (JPM), telah menerbitkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sebagai rujukan dalam penyediaan dokumen berkaitan prosedur, proses kerja dan tanggungjawab yang lebih teratur di peringkat jabatan dan individu.

Inisiatif ini bertujuan untuk memastikan supaya tidak berlaku kesilapan dalam pelaksanaan tugas dan seterusnya dapat meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan.

Berikut dikongsikan lebih lanjut tentang maklumat terkini berkenaan MyPortfolio dan langkah-langkah mengemaskini data.

Apa Itu myPortfolio?

myPortfolio adalah satu kaedah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada pengupayaan minda setiap penjawat awam dalam kerangka organisasi berpembelajaran (learning organisation).

Selain sebagai dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi jawatan tersebut dalam sesebuah organisasi juga dinyatakan dalam myPortfolio.

Ciri-ciri myPortfolio adalah seperti yang berikut:

• myPortfolio merupakan dokumen rujukan pada peringkat jawatan dan jabatan;
• Setiap jawatan dalam sesebuah agensi hendaklah mempunyai myPortfolio termasuk jawatan yang belum diisi;
• myPortfolio berasaskan bidang tugas dan tanggungjawab jawatan; dan
• myPortfolio mengandungi maklumat, panduan dan rujukan dalam mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan.

Kepentingan sistem ini adalah:

1. Merekod prosedur & peraturan kerja
2. Membolehkan ketua organisasi mengetahui keseluruhan aktiviti dan prosedur kerja
3. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain
4. Mengurangkan arahan secara lisan
5. Menyeragamkan kaedah kerja
6. Memudahkan pertukaran pegawai bagi proses ambil alih tugas
7. Memudahkan penambahbaikan / kajian mengenai proses kerja sedia ada
8. Menjadi radas dalam pengurusan sumber manusia

Komponen

Terdapat 10 Komponen dalam My_Portfolio iaitu:

1. Carta Organisasi
2. Carta Fungsi
3. Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi
4. Desripsi Tugas
5. Proses Kerja
6. Carta Alir
7. Senarai Semak
8. Senarai Undang-undang, Peraturan & Punca Kuasa
9. Senarai Borang
10. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Siapa Yang Perlu Menyediakan myPortfolio?

Semua jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan / Surat Kelulusan Perjawatan perlu menyediakan myPortfolio.

Kategori Inovasi & Keberhasilan Dalam KIK

Langkah-langkah Mengisi myPortfolio HRMIS

1. Log in HRMIS2.0 – masukkan ID dan Kata Laluan
   
2. Lihat DATA PERJAWATAN dan pilih myPortfolio
   
3. Pilih Fungsi dan Pilih Pemilik Kompetensi
   
4. Pilih Butang TAMBAH
   
   MAKLUMAT UMUM
   dibawah Maklumat Umum ada 5 Maklumat
   
   i – Maklumat Bahagian (sudah tersedia)
   
   ii – Maklumat Pegawai (sudah tersedia)
   
   iii – Maklumat Pengesah/Pelulus (sudah tersedia)
   Jika belum ada maklumat Pengesah/Pelulus, pilih ‘carian’ dan letak Nombor Kad Pengenalan PK Pentadbiran (Pengesah) dan No Kad Pengenalan Guru Besar (Pelulus)
   
   iv – Jadual Pengemaskinian
   Merupakan senarai semak STATUS KEMASKINI: boleh semak sama ada sudah dikemaskini atau belum dikemaskini
   
   v – Maklumat JD atau Deskripsi Tugas (Sudah Tersedia)
   
   MAKLUMAT KHUSUS
   di bawah Maklumat Khusus ada 7 bahagian
   
   i – Carta Organisasi
   Pilih Dokumen dan Muat Naik Dokumen
   
   ii – Carta Fungsi
   Tambah, Pilih dan Simpan
   
   iii – Senarai Undang-undang
   Tambah, pilih dan simpan
   
   iv – Aktiviti Bagi Fungsi
   Tambah, Isi dan Simpan
   (copy & paste Aktiviti bagi Fungsi masing2
   
   v – Senarai Borang
   Tambah, Pilih dan Simpan
   
   vi – Senarai Jawatankuasa
   Tambah, Pilih dan Simpan
   
   vii – Perakuan
   Jika status/Tarikh kemaskini sudah bertarikh
   
5. Tick Saya Mengesahkan Bahawa Maklumat di Atas Adalah Benar
   
6. Akhir sekali Tekan butang HANTAR
   

Muat turun panduan lengkap:

PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM MYPORTFOLIO MAMPU

TATACARA PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS

TEMPLATE MYPORTFOLIO

TUTORIAL VIDEO

Berikut dikongsikan video tutorial rasmi yang diterbitkan oleh Change Management HRMIS JPA di Youtube :

SIRI VIDEO TUTORIAL

1. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian I/III) – Peranan Pentadbir : https://youtu.be/VhpW_1R1D3s
2. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian III/III) – Peranan Pelulus dan Pengesah : https://youtu.be/1EXj4Hzch2Q
3. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian II/III) – Peranan Pemilik Kompetensi (CO) : https://youtu.be/ClKj-taULF8
4. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian II/III) – Peranan Pentadbir : https://youtu.be/UavkeKFlnvk
5. Siri Video Tutorial Submodul Deskripsi Tugas (JD) (Bahagian I/III) – Peranan Pemilik Kompetensi : https://youtu.be/K7s2-zEnaW8
6. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian IV/IV) – Peranan Penyemak Tuntutan di Pusat Tanggungjawab : https://youtu.be/9E7nBJsUqgo
7. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian III/IV)-Penyemak Tuntutan di Bahagian : https://youtu.be/8sJsb3r8wH4
8. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian II/IV) – Peranan Pengesah Tuntutan : https://youtu.be/0VBg-NTMVxg
9. Siri Video Tutorial Fungsi TNT (Bahagian I/IV) – Peranan Pemohon : https://youtu.be/W34HDsZjOcQ
10. Siri Video Tutorial Submodul myPortfolio (Bahagian III/III) – Pengesah dan Pelulus : https://youtu.be/CQ5vzdTurtg

Sumber: Youtube Change Management HRMIS JPA

Maklumat lanjut, layari http://www.mampu.gov.my/ms/pengenalan-myportfolio-1

dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (Pkpa) Bil. 4 Tahun 2018 http://www.mampu.gov.my/ms/pekeliling/category/181-2018