Dokumentasi Persaraan – Borang & Dokumen Perlu Disediakan

Dokumentasi persaraan adalah salah satu dokumen penting yang perlu anda ketahui bagi memastikan proses persaraan berjalan lancar. 

Ia merupakan antara aspek penting dalam pengurusan sumber manusia terutamanya bagi mereka yang bekerja di sektor awam ataupun swasta yang mempunyai skim pencen.

Sekiranya anda bekerja sebagai pengurus sumber manusia, dokumentasi persaraan adalah sangat penting untuk difahami bagi memastikan segala hak pekerja dipenuhi. Sekaligus, memudahkan proses persaraan pekerja agar berjalan lancar.

Berikut dikongsikan info lebih lanjut mengenai Dokumentasi Persaraan termasuk garis panduan yang perlu dipatuhi.

Apa Itu Dokumentasi Persaraan?

Dokumentasi persaraan merujuk kepada proses penyediaan dokumen-dokumen yang perlu disediakan untuk menguruskan persaraan seseorang pekerja. 

Proses ini sangat penting bagi memastikan seseorang pekerja yang bersara mendapat hak mereka seperti yang ditetapkan oleh organisasi dan undang-undang pekerjaan di Malaysia.

Dokumen-dokumen yang perlu disediakan adalah termasuk kenyataan perkhidmatan, borang pencen, dan rekod cuti yang perlu dikemukakan kepada pihak berkaitan seperti Kumpulan Wang Persaraan (KWAP). Proses ini penting untuk memastikan pesara menerima faedah persaraan mereka tepat pada masanya, 

Dokumentasi ini bukan sahaja melibatkan aspek pentadbiran tetapi juga memberi kesan kepada kebajikan pesara. 

Sebagai contoh, kelewatan dalam pengemukaan dokumen boleh menyebabkan penangguhan bayaran pencen atau ganjaran lain yang sepatutnya diterima. 

Setiap organisasi mungkin mempunyai keperluan dokumentasi tambahan bergantung kepada polisi dalaman serta peraturan industri tertentu.

Siapa yang Perlu Menyediakan Dokumentasi Persaraan?

Tanggungjawab utama dalam menyediakan dokumentasi persaraan terletak pada jabatan terakhir tempat pekerja bertugas. 

Pegawai sumber manusia memainkan peranan penting dalam memastikan semua dokumen lengkap dan dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan. 

Menurut garis panduan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), dokumen persaraan perlu dihantar sekurang-kurangnya tiga bulan sebelum tarikh persaraan pekerja. 

Selain itu, pegawai sumber manusia juga bertanggungjawab memastikan data pekerja dikemaskini dalam sistem seperti HRMIS (Human Resource Management Information System). 

Sistem ini membantu menyelaraskan maklumat berkaitan perkhidmatan pekerja dan memudahkan proses dokumentasi persaraan. 

Borang & Dokumen Persaraan Wajib 

Borang mandatori: 

• JPA.BP.HRMIS 01 – Urusan Persaraan dan Pencen melalui aplikasi HRMIS 
• JPA.BP.1 – Pengiraan Cuti Rehat yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 
• JPA.BP.2 – Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang 
• JPA.BP.UMUM.B02 – Pengiraan Cuti Rehat yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 

Dokumen sokongan: 

• Salinan Buku Rekod Perkhidmatan dan kenyataan cuti terkini 
• Salinan buku akaun bank / penyata (akaun perseorangan sahaja) 
• Salinan kad pengenalan bakal pesara, pasangan dan anak bawah 21 tahun 
• Salinan sijil kahwin / cerai 

Borang tambahan (sekiranya berkaitan): 

• JPA.BP.3 – Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak / Cacat Anggota 
• JPA.BP.4 – Maklumbalas Siasatan Polis Bagi Kes Kemalangan 
• JPA.BP.WAKIL –  Borang Perlantikan Wakil Skim A 

Borang & Dokumen Persaraan Pilihan 

Borang mandatori

• JPA.BP.HRMIS01 – Urusan Persaraan dan Pencen melalui aplikasi HRMIS 
• JPA.BP.1 – Pengiraan Cuti Rehat yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 
• JPA.BP.2 – Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang 
• JPA.BP.UMUM.B02 – Pengiraan Cuti Rehat yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 

Dokumen sokongan: 

• Salinan Buku Rekod Perkhidmatan dan kenyataan cuti terkini 
• Salinan buku akaun bank / penyata (akaun perseorangan sahaja) 
• Salinan kad pengenalan bakal pesara, pasangan dan anak bawah 21 tahun 
• Salinan sijil kahwin / cerai 
• Surat permohonan persaraan pilihan bakal pesara dan Surat sokongan Ketua Jabatan Tapisan Keutuhan SPRM Surat kelulusan persaraan 

Borang tambahan (sekiranya berkaitan): 

• JPA.BP.3 – Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak / Cacat Anggota
• JPA.BP.WAKIL –  Borang Pelantikan Wakil Skim A

Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Perkhidmatan adalah salah satu dokumen TERPENTING dalam dokumentasi persaraan. Apa yang perlu ada dalam Kenyataan Perkhidmatan?

1. Catatan tarikh lahir pegawai di muka pertama kenyataan perkhidmatan (Bagi Persaraan Wajib Sahaja)

• Memaparkan tarikh lahir yang diperakui oleh Ketua Jabatan
• Sekiranya berlainan dengan Kad Pengenalan – Catatan di Kenyataan Perkhidmatan akan diguna pakai

Sekiranya tidak lengkap?

• Memaparkan Tahun sahaja – Tarikh 31 Disember akan diguna pakai bagi penentuan tarikh persaraan
• Memaparkan Tahun dan bulan – Penghujung bulan diguna pakai bagi penentuan tarikh persaraan

2. Catatan nombor Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)

• Nombor KWSP perlu bagi membolehkan KWAP menghantar makluman kepada KWSP untuk tujuan menyemak status Caruman Kerajaan di KWSP.
• Sekiranya berlaku pegawai terlebih terambil caruman kerajaan, ia akan dipotong dari faedah persaraan. 
• Sekiranya berlaku caruman ahli terlebih dipotong, tuntutan semula caruman tersebut dari KWAP akan dibuat untuk dipulangkan kepada pegawai.

3. Tarikh lantikan pertama di Jabatan/ Kementerian/ Agensi

Lantikan yang dimasukira – Lantikan sementara atau tetap sahaja (Peraturan 5, Peraturan-Peraturan Pencen 1980) 

NOTA:

• Pastikan lantikan yang dicatat sebagai sementara adalah lantikan sementara bergaji bulanan sebenar, bukannya lantikan berstatus lain. 
• Lantikan yang tidak boleh dimasukira : Lantikan Sambilan, Lantikan Sangkut, Lantikan Sandaran dan Lantikan Kontrak

4. Pengesahan Jawatan

Sekiranya jawatan kedua dan seterusnya tidak disahkan, gaji akhir yang digunakan adalah gaji akhir bagi jawatan terdahulu yang telah disahkan. (Seksyen 6, Akta Pencen 1980 (Akta 227))

5. Tarikh Pemberian Taraf Berpencen (PTB)

Tiada taraf berpencen; 

• tidak tertakluk kepada Akta Pencen
• tiada faedah persaraan di bawah Akta Pencen

Keadaan di mana pegawai yang disahkan dalam jawatan disifatkan diberi PTB: 

• Pegawai tetap dan telah disahkan yang mati dalam perkhidmatan Bersara atas sebab kesihatan
• Bersara di bawah seksyen 12A sebelum genap sepuluh tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira

6. Gaji Akhir Pegawai

Pastikan gaji akhir di dalam Kenyataan Perkhidmatan telah dikemaskini bagi membolehkan faedah persaraan dibayar atas gaji akhir yang terkini. 

Bagi pegawai yang bersara wajib umur SAHAJA dan belum menerima Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) pada tahun persaraannya, PGT pegawai tersebut akan diberi sehari sebelum tarikh persaraan pegawai berkenaan. (Gaji bagi sehari sebelum tarikh persaraan tersebut hendaklah dibayar berdasarkan gaji setelah diberi PGT tersebut).

7. Opsyen Umur Persaraan Wajib (Tahun 2001, 2008 dan 2011) 

• Pastikan opsyen yang dibuat bagi ketiga-tiga tahun berkenaan dibuat secara teratur dan betul.
• Pastikan opsyen bagi ketiga-tiga tahun dicatat @ sertakan borang opsyen (sekiranya ia tidak dicatat di dalam Kenyataan Perkhidmatan)

8. Kelulusan Percantuman Perkhidmatan Lepas (PPL)

• Pastikan PPL dicatat di dalam Kenyataan Perkhidmatan bolehkan tempoh perkhidmatan lepas tersebut dimasukira bagi tujuan pengiraan faedah persaraan.
• Khusus bagi percantuman tempoh perkhidmatan Angkatan Tentera Malaysia (ATM), pastikan jumlah ganjaran yang diterima semasa tamat perkhidmatan tentera dicatat di dalam Kenyataan Perkhidmatan.

Kenyataan Cuti

Maklumat Kenyataan Cuti ini amat PENTING bagi memastikan tempoh perkhidmatan yang boleh dimasuk kira seterusnya pengiraan faedah persaraan dapat dilaksanakan dengan tepat. 

• Pastikan cuti rehat yang diambil dan GCR yang disimpan telah disemak dengan betul daripada Kenyataan Cuti pegawai.
• Gunakan Sistem Pengiraan GCR yang terkini bagi mengira jumlah GCR yang layak diambil kira. Sila download versi terkini di http://www.jpapencen.gov.my/borang.html
• Rujuk video tutorial penggunaan Sistem Pengiraan GCR di http://www.jpapencen.gov.my/borang.html  untuk maklumat lanjut.

Persaraan Pilihan 

Kelayakan:

• Umur pegawai yang memohon 40 tahun dan ke atas 
• Tempoh perkhidmatan yang boleh dimasukira 10 tahun dan ke atas.

Syarat-syarat lain: 

• Tiada tindakan tatatertib 
• Tiada tindakan Mahkamah

Surat Permohonan Pegawai:

• Pastikan pegawai memilih tarikh yang bersesuaian dalam keadaan ia memberi ruang untuk Jabatan Terakhir melengkapkan dokumentasi persaraan dan seterusnya dokumentasi persaraan pilihan dapat dihantar kepada KWAP tiga (3) bulan sebelum tarikh persaraan yang dipilih tersebut. 
• Sekiranya tarikh yang dipilih terlalu hampir (kurang dari 3 bulan dari tarikh persaraan pilihan), JPA tidak akan meluluskan persaraan tersebut dan seterusnya meminta pegawai berkenaan memilih tarikh yang baru.

Surat Sokongan Ketua Jabatan

• Surat sokongan ketua jabatan diperlukan dalam membolehkan persaraan pilihan tersebut diproses dan diberi kelulusan. 
• Pastikan Ketua Jabatan telah membuat penilaian penuh terhadap pegawai (bagi isu tatatertib dan juga SPRM sebelum menyokong persaraan pilihan. Seseorang pegawai yang telah berkuat kuasa tarikh persaraan pilihan tidak boleh dikenakan apa-apa tindakan tatatertib terhadapnya.

Tapisan Keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)

• Tapisan keutuhan SPRM merupakan dokumentasi mandatori bagi semua pegawai yang memohon untuk bersara pilihan. 
• Sekiranya Jabatan mendapati pegawai masih di dalam siasatan SPRM, adalah dinasihatkan Jabatan tidak menghantar dokumentasi persaraan memandangkan JPA akan menolak permohonan tersebut sehinggalah siasatan SPRM tersebut selesai.

Bilakah pencen bulanan dibayar kepada pegawai yang diluluskan untuk bersara pilihan?

1. Dilantik sebelum 12 April 1991

Pencen bulanan dibayar mulai usia: 

• Wanita: 45 Tahun 
• Lelaki: 50 Tahun

2. Dilantik pada dan selepas 12 April 1991

Pencen bulanan dibayar mulai usia 55 tahun bagi lelaki dan wanita

Penghantaran Dokumentasi Persaraan

Setiap penghantaran dokumen persaraan (Persaraan Wajib, Persaraan Pilihan, dan Kematian Dalam Perkhidmatan) mestilah dibuat melalui aplikasi HRMIS. 

Penghantaran dokumen persaraan secara manual (tidak melalui HRMIS) akan dipulangkan kepada Jabatan semula. 

Dokumen persaraan perlu dihantar sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum tarikh persaraan. Untuk mengelakkan kelewatan, disarankan penghantaran dilakukan antara 3 hingga 6 bulan sebelum tarikh bersara

Info Tambahan:

HRMIS merupakan sistem maklumat Pengurusan Sumber Manusia (PSM) bersepadu yang membantu menjayakan perancangan strategik PSM seperti pelan penggantian, penentuan saiz perkhidmatan awam dan pembangunan karier penjawat awam.

Rujuk info lebih lanjut mengenai HRMIS di sini:  https://docs.jpa.gov.my/docs/myppsm/PPSM/PO/Pengurusan-Maklumat-Sumber-Manusia/6

Garis Panduan Penyediaan Dokumentasi Persaraan Berserta Contoh Kuiri

Garis Panduan Penyediaan Dokumentasi Persaraan Berserta Contoh Kuiri ini diterbitkan bagi membantu para pegawai sumber manusia di mana-mana Kementerian/Agensi/Jabatan Kerajaan yang menguruskan urusan persaraan, mengenalpasti perkara yang sentiasa dikuiri semasa proses persaraan dilaksanakan di peringkat KWAP mahupun JPA.

Muat turun dan rujuk garis panduan penyediaan dokumentasi persaraan dalam PDF di bawah:

Panduan Proses Pengurusan Persaraan

Muat turun dan rujuk panduan proses pengurusan persaraan melalui Ceraian PP.1, berkenaan Persaraan dan Faedah Persaraan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia di pautan ini: https://docs.jpa.gov.my/docs/myppsm/PPSM/PP/pencen

Rujuk juga Taklimat Pengurusan Persaraan berikut: 

Untuk sebarang persoalan, anda boleh rujuk soalan-soalan lazim mengenai persaraan di Portal Rasmi JPA melalui pautan berikut: https://www.jpa.gov.my/pencen/urusan-persaraan 

Rujukan:

1. Portal JPA
2. Bahagian Pencen JPA
3. KWAP