Secara amnya, surat rasmi adalah satu dokumen yang ditulis untuk tujuan rasmi seperti permohonan, surat rayuan dan sebagainya.
Jika dibandingkan dengan surat tidak rasmi, terdapat beberapa perbezaan yang ketara antara keduanya terutaman dari segi format.
Disebabkan dokumen ini digunakan untuk tujuan-tujuan rasmi, adalah penting untuk memastikan surat yang ditulis adalah menggunakan format yang betul supaya surat yang dihantar nampak lebih profesional.
Di Malaysia, para pelajar di peringkat sekolah menengah biasanya akan didedahkan dengan format penulisan surat rasmi dalam subjek pendiidkan Bahasa Melayu.
Malah, para pelajar juga biasanya akan diuji dalam peperiksaan berkaitan dengan karangan penulisan surat rasmi.
Isi Penting & Format
Sebelum kita lihat contoh surat rasmi, mari kita lihat perkara-perkara atau isi-isi penting yang perlu dimasukkan dalam sesebuah surat.
Antara isi-isi penting yang perlu ada adalah:
- Alamat pengirim – Hendaklah ditulis nama penuh
- Nama penerima – Nyatakan nama penuh penerima, jawatan
- Alamat penerima – Nyatakan alamat penuh penerima. Sekiranya penerima mewakili sesuatu organisasi/jabatan/agensi, nyatakan sebelum alamat
- Tarikh surat dihantar – Diletakkan pada sebelah kanan sebaris dengan negeri alamat penerima)
- Perkara (Subjek utama atau tujuan surat tersebut dihantar)
- Isi surat – Nombor perenggan ditulis pada setiap perenggan kecuali perenggan pertama
- Tanda tangan dan nama penghantar
Contoh Surat Rasmi
Berikut merupaka contoh surat yang boleh digunakan bagi tujuan permohonan menyewa dewan orang ramai
Saiful Bin Norman,
No 34A, Jalan Cenderawasih,
Taman Mewah,
40123 Shah Alam,
Selangor Darul Ehsan 26 November 2021
_______________________________________________________________
Zamani Ahmad bin Mansor
Yang DiPertua Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA),
Wisma MBSA Persiaran Perbandaran,
40000 Shah Alam,
Selangor, Malaysia
Tuan,
PERMOHONAN SEWAAN DEWAN MBSA SEKSYEN 9, SHAH ALAM
Semoga Tuan berada dalam keadaan sejahtera hendaknya. Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.
2. Saya iful Bin Norman ingin membuat permohonan bagi sewaan Dewan MBSA Seksyen 9, Shah Alam. Tujuan sewaan ini dijalankan adalah untuk melangsungkan majlis perkahwinan anak perempuan saya yang dijangka akan dilangsungkan pada 1 April 2021 iaitu pada hari Sabtu
3. Sehubungan dengan itu, saya berharap agar pihak Tuan dapat meluluskan permohonan sewaan ini bagi tujuan tersebut. Kerjasama pihak Tuan dalam mempertimbangkan dan seterusnya meluluskan permohonan ini amat saya alu-alukan dan saya ucapkan ribuan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
………………………………….
SAIFUL BIN NORMAN
Contoh Surat Rasmi Perkhidmatan Awam
Surat rasmi adalah alat komunikasi bertulis antara sebuah pejabat awam dengan pejabat awam yang lain atau pihak luar.
Surat rasmi digunakan oleh pejabat awam untuk menyampaikan pemakluman, arahan, pertanyaan, permohonan dan sebagainya. Ia merupakan medium interaksi utama dalam menyampaikan maklumat dan perkhidmatan pejabat awam kepada pelanggannya.
Penggunaan format yang seragam akan memudahkan pengirim dan penerima memahami mesej yang ingin disampaikan. Surat rasmi ini perlu disediakan dengan tepat dan betul serta memerlukan kawalan dari aspek kejelasan kandungan, kesahihan kontekstual dan ketepatan struktur bagi mematuhi persekitaran perundangan dan standard kualiti kerana ia merakamkan setiap transaksi dan aktiviti rasmi yang akhirnya menjadi bahan bukti keberkesanan tadbir urus sesebuah pejabat awam.
Maklumat lanjut, rujuk buku Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam di muka surat 14-37.
Muat Turun Template
Sekiranya anda berminat, boleh muat turun template surat rasmi dengan mengklik gambar di bawah dan “save image as” untuk menggunakannya sebagai rujukan.
Selain itu, untuk contoh lain boleh lihat Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja.
