Ada kalanya seseorang pekerja perlu menghantar surat tunjuk sebab kepada majikan bagi memberikan penjelasan mengapa individu tersebut tidak dapat hadir ke tempat kerja seperti yang dikehendaki.
Surat tunjuk sebab ini juga merupakan dokumen rasmi penjelasan yang diberikan oleh seseorang pekerja itu untuk menjelaskan mengenai ketidak hadirannya ke tempat kerja mengikut jadual yang telah dikeluarkan oleh pihak majikan.
Disiplin merupakan antara perkara penting yang sangat dititikberatkan oleh majikan terhadap pekerja kerana disiplin para pekerja secara langsung mempengaruhi produktiviti dan keuntungan syarikat.
Sekiranya para pekerja kurang berdisiplin (contohnya sering hadir lewat atau tidak hadir bekerja tanpa sebab), operasi syarikat akan terganggu seterusnya menjejaskan pendapatan syarikat.
Antara sebab ketidakhadiran bekerja
Terdapat pelbagai kemungkinan mengapa seseorang pekerja itu tidak dapat hadir ke tempat kerja antaranya:
- Kemalangan
- Kecemasan – Anak demam, ahli keluarga pengsan dan sebagainya
- Kerosakan kenderaan
- Tertidur atau tidur lebih masa
- … dan sebagainya
Format surat tunjuk sebab
Disebabkan surat tunjuk sebab ini adalah sejenis dokumen rasmi, maka format surat rasmi biasa boleh digunakan.
Antara elemen penting yang perlu dinyatakan dalam surat ini adalah:
- Nama
- Alamat
- Tarikh
- Nama atau jawatan majikan/pengurus/supervisor
- Nama dan alamat syarikat
- Tajuk: SURAT TUNJUK SEBAB KERANA TIDAK HADIR KE TEMPAT KERJA
- Isi surat:
- Nyatakan dengan jelas tarikh tidak hadir dan sebab ketidakhadiran. Contohnya: “Pada tarikh 29 Januari 2022, saya tidak dapat menghadirkan diri ke tempat kerja kerana terpaksa menghantar anak saya ke klinik kerana anak saya didapati muntah-muntah tanpa henti“
- Nyatakan permohonan maaf. Contohnya “Saya sedar perlakukan saya ini mungkin akan mengganggu operasi syarikat dan oleh itu saya ingin memohon maaf atas perkara ini”
- Nyatakan akujanji akan kekalkan disiplin (sekiranya sebab yang diberikan berkaitan dengan masalah disiplin sahaja)
Bersikap jujur dalam memberi penjelasan
Majikan anda juga merupakan manusia biasa yang mempunyai empati.
Sekiranya anda tidak dapat hadir ke tempat kerja disebabkan hal-hal kecemasan yang tidak dapat dielakkan, besar kemungkinan majikan anda tidak akan marah dan memahami situasi anda.
Dalam hal-hal kecemasan, lebih baik sekiranya anda boleh kemukakan juga bukti seperti resit ke klinik/hospital dan sebagainya.
Walau bagaimanapun, sekiranya ketidak hadiran anda adalah disebabkan masalah disiplin atau kesilapan anda sendiri, maka berterus terang sahajalah dengan bos anda dan nyatakan juga anda berjanji untuk tidak akan mengulangi perkara sama di masa akan datang.
